Про формування БД “Авторитетний файл заголовків колективного автора (АФ КА)”

Технологічна інструкція

Ця інструкція містить рекомендації і регламентує технологічний процес формування АФ КА в режимі комп'ютерної обробки документів за АС ІРБІС.

1 Загальні положення

1.1 АФ КА складається з комплексу машиночитаних нормативних, посилальних та довідкових записів.

1.2 Авторитетний заголовок колективного автора повинен відображати сучасну форму найменування колективу, яка є найвідомішою і найбільш відповідає вимогам користувачів.

1.3 При каталогізації видань колективів та формуванні АФ КА застосовується метод опису під колективним автором у відповідності до “Правил…” та стандартів*.

1.4 Основним джерелом формування заголовка колектива є документ в цілому. Для уточнення різноманітних даних (зв'язків між назвами, відомостей про реорганізації, дати створення або припинення діяльності колективу тощо використовується спеціальна література, довідники, генеральний алфавітний каталог (ГАК) та покажчик заголовків колективного автора (ПЗКА)**.

1.5 АФ КА формується у АС ІРБІС, який підтримує міжнародний формат обміну даними UNIMARC.

1.6 Записи АФ формуються державною мовою і графікою і, незалежно від мови орігиналу, заголовки подаються українською мовою. Заголовок мовою орігиналу також відображається у відповідних елементах запису.

2 Цілі і завдання

2.1Формування АФ КА здійснюється з метою забезпечення якості обробки документів, виданих офіціальними та відомчими установами, пошуку видань певних колективів та забезпечення методичної єдності у роботі з заголовками колективного автора.

2.2 Формування та ведення АФ КА повинно забезпечувати:

· уніфікацію заголовків поряд з варіантними формами назв колективу;

· повноту відомостей про назви колективу;

· створення єдиної системи посилань з відповідними поясненнями.

3 Технологічний процес формування АФКА

Формування АФ КА здійснюється трьома етапами: 1) при обробці нових надходжень, 2) при ретровводі заголовків колективів з ПЗКА, 3) у процесі складання довідкових та посилальних записів.

*) Правила библиографического описания /Межвед. каталогизац. комис. при Гос. Б-ке СССР им.В.И.Ленина.- М.: Книга, 1986.-

Ч. 1 Книги и сериальные издания.- 1986.-528 с.

**) ПЗКА – покажчик заголовків колективного автора (картковий).

Зміст авторитетних записів (АЗ) КА визначений переліком формата авторитетних даних у АБІС ІРБІС, це:

210 нормативне (основне ) найменування колективу;

300 інформаційна примітка (фактографічна інформація про колектив);

305 текстова посилальна примітка «Див.також»;

410 посилання типу «Див.»;

801 джерело складання запису;

900 вид колективу

3.1 Формування нормативних записів при обробці нових надходжень

Вибрати зі списку БД – “Авторитетний файл заголовків КА”.

Розкрити поле “Основне (уніфіковане) найменування колективу”.

Внести записи до підполів:

· “найменування колективу/заходу”( повністю без скорочень);

· “підрозділи колективу”;

· “місцезнаходження колективу /географічна назва;

· “дата проведення заходу (для тимчасових колективів)”;

· “номер заходу”;

· “скорочення за ГОСТами”;

· “спосіб вводу найменування (у прямій, інверсованій формах, під географічною назвою, місцезнаходженням)”;

· “ознака типу організації (найменування колективу, найменування заходу)”;

· “мова каталогізації (українська)”.

Якщо назву колективу подано російською мовою, то його найменування, окрім української мови в полі “Основне (уніфіковане) найменування колективу” також вводиться російською мовою у поле «Посилання типу “Див.”» ,де необхідно внести відомості до підполів:

· “ненормоване найменування колективу/заходу”(повністю, без скорочень російською мовою);

· “підрозділи колективу”(російською мовою);

· “місцезнаходження колективу /географічна назва (російською мовою);

· “дата проведення заходу (для тимчасових колективів)”;

· “номер заходу”;

· “скорочення за ГОСТами” (російською мовою);

· “спосіб вводу найменування”;

· “ознака типу організації”;

· “коди формування посилань” – z – назва колективу іншою мовою

· “мова каталогізації (російська)”

Примітка: у пошуковому словнику назва колективу з”явиться як

українською, так і російською мовами.

3.2 Складання довідкових та посилальних записів

3.2.1 Складання довідкових та посилальних записів до нормативних назв КА

Довідкові та посилальні записи формулюються і використовуваються для того, щоб пов‘язати видання організацій і установ, що з різних причин описані під різними найменуваннями. Це стосується як постійних, так і тимчасових колективів. У процесі цієї роботи необхідно:

Вибрати зі списку БД – “Авторитетний файл заголовків КА”; встановити робочий лист (РЛ) - для вводу авторитетного/нормативного запису на назву КА.

За функцією “Пошук” перевірити наявність необхідного найменування. Для цього необхідно вибрати БД “АФ КА” та встановити у вікні “Вид пошуку” найменування колективу.

В разі наявності колективу необхідно викликати цей запис на екран та :

· заповнити поле «“Посилання типу “Див.”» (інші найменування колективу)”;

· сформулювати такі посилання:

а) посилання, що пов¢язують між собою різні заголовки колективного автора;

б) інформаційні довідки про колективного автора.

Ураховуючи різноманітність варіантів формулювання заголовків колективного автора у кожному конкретному випадку для виконання цієї роботи у разі потреби слід заповнити відповідні підполя:

· “ненормоване найменування колективу/заходу”;

· “підрозділи колективу”;

· “номер заходу”;

· “дата проведення заходу”;

· “місце проведення заходу (місто)”;

· “скорочення зо ГОСТами”;

· “спосіб вводу найменування”;

· “ознака типу організації”;

· “коди формування посилань (за умовною ознакою)”:

а – попередня назва КА;

в – теперішня назва КА;

d – скорочена назва КА;

f – абревіатура;

g – інша (варінтна назва);

z – назва КА іншою мовою;

· “мова каталогізації” (варіантна).

Розкрити поле “Вид колективу/заходу”. Внести записи до підполів:

· “вид колективу/заходу”;

· “ознака вітчизняного/іноземного колектива”

Розкрити поле “Інформаційна примітка”. Внести такі відомості: час заснування, час перейменування, час перетворення, об”єднання, реорганізації.

Розкрити поле «Текстова посилальна примітка “Див. Також”». Внести записи до підполів “Інструктивний текст”:

· “1-й заголовок, до якого складається посилання”;

· “2-й заголовок, до якого складається посилання”;

· “3-й заголовок, до якого складається посилання”;

· “4-й заголовок, до якого складається посилання”;

· “5-й заголовок, до якого складається посилання”.

У разі потреби внести зміни та доповнення до кожного з підполів, де фіксуються назви певного колективу протягом часу його існування.

Розкрити поле “Джерело складання запису”. Внести записи до підполів:

· “країна”;

· “організація”;

· “дата вводу або дата останньої обробки”;

· “функція, що виконується у ХДНБ”.

3.2.2 Складання довідкових та посилальних записів для колективів, що змінили свою назву чи статус

Інформаційні записи до колективів, що змінили свою назву, формулюються в залежності від того, чим спричинено перейменування:

· нове найменування присвоєно (або надано) організації (установі) у зв¢язку зі зміною його функцій, характеру діяльності, злиття з іншими установами, разукрупнення тощо.

Формування заголовків найменувань цих колективів до і після реорганізації здійснюються роздільно. Їх заголовки взаємно пов¢язуються між собою посилальними і довідковими записами, що інформують про характер і дату зміни*:

· якщо нова установа створена шляхом злиття двох інших установ, то в інформаційному записі пов¢язуються всі три найменування;

· якщо установу створено внаслідок розподілу раніше існуючої установи на дві (або більше) самостійні одиниці, то це також відображається у тексті інформаційного запису;

· якщо перейменування не пов¢язане з реорганізацією, то назва даного колективу формулюється під його останнім найменуванням, а в інформаційному записі подається дата перейменування колективу або дата зміни статусу.

У процесі цієї роботи необхідно вибрати зі списку БД – “Авторитетний файл заголовків КА”; встановити РЛ - для вводу авторитетного/нормативного запису на назву КА.

За функцією “Пошук” перевірити наявність необхідного найменування. Для цього потрібно вибрати БД “АФ КА” та встановити у вікні “Вид пошуку” – найменування колективу.

В разі наявності колективу необхідно:

У всіх випадках перейменування колективів відомості про наступні зміни в найменуваннях вносяться до поля “Основне (уніфіковане) найменування колективу”.

Попередня назва переноситься з елементу “Основне (уніфіковане) найменування колективу” до поля «Посилання типу “Див.”» (інші найменування колективу).

У підполі “Код формування” посилання обирається відповідний код “а” – попередня назва колективу.

Останнє найменування колективу вноситься до поля “Основне (уніфіковане) найменування колективу”.

Якщо змінився статус колективу, то до поля “Вид колективу” слід внести відповідні зміни.

До поля “Інформаційна примітка” вноситься дата перенайменування колективу.

До поля «Текстова посилальна примітка “Див. також”» вносяться відомості про місцезнаходження у алфавітних каталогах ХДНБ праць колективу, що видані під його попереднім найменуванням.

3.3 Ретроввід заголовків колективів з ПЗКА

Вибрати зі списку БД – “Авторитетний файл заголовків КА”; встановити РЛ - для вводу авторитетного/нормативного запису на назву КА.

За функцією “Пошук” перевірити наявність необхідного найменування.

*) Довідкова інформація про реорганізацію установ (колективів) подається в уніфікованій формі, незалежно від того, яким шляхом (об¢єднання, роз¢єднання) створено нову установу (колектив).

У випадку наявності найменування колективу – заповнити поля у відповідності до п. 3.2. “Складання довідкових та посилальних записів до заголовків колективного автора”.

У разі відсутності найменування колективу – заповнити поля у відповідності до п.3.1 “Формування нормативних АЗ при обробці нових надходжень” та п.3.2 “Складання довідкових та посилальних записів до заголовків колективного автора”.

4 Організація роботи

4.1 Формування заголовку колективного автора та введення записів до БД “Авторитетний файл заголовків КА” здійснюється у секторі бібліографічного опису документів і є складовою операцією технологічного процесу формування БО на документ в цілому.

4.2 Доопрацювання, редагування заголовка КА, формування довідкових та інформаційно-довідкових посилань до заголовків КА здійснюється у секторі організації та ведення алфавітних каталогів одночасно як до БД, так і для ПЗКА. Ввід записів здійснюється згідно з технологією програми АС ІРБІС і складається з етапів формування авторитетних записів при обробці нових надходжень та формування повних АЗ

4.3 Відповідальність за дотримання правильного формулювання заголовка колективного автора та внесення записів до “Авторитетного файла заголовків КА” в режимі комп¢ютерної обробки документів за АС ІРБІС покладається на головного бібліотекаря ВАК, відповідального за процеси автоматизації у відділі; контроль покладається на завідувача ВАК.