Про редагування бібліографічного запису бази даних

“Електронний каталог” (БД ЕК) в режимі

комп¢ютерної обробки документів за АС ІРБІС.

 

Технологічна інструкція

 

            Ця інструкція регламентує процес редагування бібліографічного запису (БЗ) у БД ЕК. Бібліографічний опис на кожний документ є спільним продуктом трьох суміжних відділів (ВКФ, ВСК, ВАК), що пов¢язані наскрізною технологією програми АС ІРБІС. Поряд із загальними технологічними питаннями редагування БЗ в інструкції висвітлюються специфічні особливості технології обробки документів у АС ІРБІС ВКФ та ВСК. Інструкція охоплює процеси виправлення, з¢ясування та відновлення відсутніх бібліографічних відомостей про документ, усунення технологічного браку.

 

1.      Мета і завдання  редагування

Редагування БЗ БД ЕК здійснюється з метою покращання якості та поповнення інформації про документ, усунення технологічного браку в режимі комп¢ютерної обробки документів у ВКФ, ВСК та ВАК. У процесі редагування контролюється за дотримання методичної єдності при формуванні БО, дотримання стандартів і правил бібліографічного опису, заповнення відповідних полів та технічної обробки документів у відповідності до технології за АС ІРБІС.

У процесі редагування визначається:

1.1   відповідність внесених до БД ЕК записів  діючим стандартам і правилам*.

1.2  наявність у записі всіх елементів бібліографічного опису , які повинні бути введенні  у БД ЕК.

 

2.      Технологія процесу редагування

2.1   Редагування записів БД здійснюється у секторі бібліографічного опису ВАК головним бібліотекарем або провідним фахівцем.

2.2  Відповідальний працівник одержує партію документів, що пройшли бібліографічну обробку у ВКФ, ВСК, ВАК, і  звіряє записи БД з оригіналами документів.

2.3  Редагування здійснюється згідно з технологією роботи з вводу та коригування даних шляхом відкриття відповідних полів ЕК та внесення до них у разі необхідності виправлень та змін.

2.4   БД – тестова “Бібліотечна”. Формат оптимізований.

      Вхід до площини “Пошук”.

      У результаті пошуку – у підплощині “Ввід” з¢являється запис.

_____________________________________________________________________

      *)   Правила библиографического описания /Межвед. каталогизац. комис. при Гос. б-ке им. В.И.Ленина.- М.: Книга, 1986.- Ч. 1: Книги и сериальные издания.- 528 с.

       ГОСТ 7.1-84. Библиографическое описание документа. Общие требования и правила составления: Введ. 01.01.86.- М.,- 77 с.

 

 

2.3.1  Редагування однотомного видання

      У робочому листі (РЛ) “PAZK” перевіряється правильність вводу елементів у полях “Значення”.

У полі “Дублетність” редагуються елементи:

·                    1-й автор – “Заголовок бібліографічного запису” або “1-й колектив (організація)” – заголовок бібліографічного запису. Виявлені помилки виправляються також у БД “Індивідуальний автор” та “Колективний автор”, колектив знову викликається з авторитетного файла у виправленому вигляді;

·                    “назва”* - перевіряється та визначається правильність вводу назви, відомостей, що стосується назви, відомостей про відповідальність;

·                    “рік видання” – правильність вводу місця і року видання, назви видавництва або кількох видавництв;

·              “ISBN” – один або кілька;

·              “обсяг” – кількість сторінок , наявність ілюстрацій, таблиць, вид пакування

(в оправі тощо).

     Поле “Основний опис” – редагуються елементи:

·                    “інші  індивідуальні автори”: перевіряється правильність вводу прізвищ, імен та по-батькові авторів, які мають бути додатковими точками доступу під час пошуку інформації в БД “ЕК”;

·                    “редактори, укладачі, композитори…”: перевіряється правільність вводу прізвищ, імен та по-батькові редакторів, укладачів, перекладачів, художників і т.п.; правильність визначення їх функцій у підготовці видання та вибору відповідного коду функції;

·                    інші колективи, що не входять до заголовку”: перевіряється правильність вводу найменувань цих колективів;

·                    “відомості про видання”: перевіряється правильність вводу відомостей про видання та перевидання;

·              “електронний ресурс” – вид, обсяг, системні вимоги: перевіряється при описі електронних ресурсів: чи є ресурс основним документом або додатком; вид та обсяг ресурсу, системні вимоги.

ПРИМІТКА: виявлені помилки в елементах “інші індивідуальні автори”, “редактори, укладачі, композитори”, “інші колективи, що не входять до заголовку” виправляються в БД “Індивідуальний автор” та “Колективний автор”. Прізвища авторів та інших осіб, найменування колективів викликаються у виправленому вигляді.

 

Поле “Розширене” – редагуються елементи[кнм1] :

·                    “примітки про мову”: наявність всіх необхідних приміток загального характеру щодо видання та правильність їх формулювання;

·        “примітки про бібліографію до видання та допоміжні покажчики”;[кнм2] 

 

________________________________________________________________________

*)  Документ може мати кілька варіантів назв (на тит. арк., обкладинці, спинці видання тощо), ідентичних або таких, що відрізняються одна від одної, тощо.

 

 

·              “самостійний додаток” – при наявності такого додатку;

·                    “примітки про електронний ресурс” – уточнюється джерело  відомостей про основний заголовок, примітки про бібліографічну історію;

·                    “видання, до якого належить додаток”: перевіряється заголовок опису основного документа, рік видання, видавництво, місто, обсяг, шифр зберігання основного документа (у випадках формування самостійного опису на додаток);

·              “область серії”: перевіряється правильність вводу найменування серії.

 

     Поле “Систематизація” – редагуються елементи:

·              “шифр зберігання документа”;

·              “індекс ББК”, що відповідає змісту документа;

·                    “предметні рубрики” разом з додатковим підзаголовками (хронологічні, географічні, формальні). Перевіряється наявність цих елементів і відповідність їх індексам і рубрикам, що присвоєні ВСК та написані на звороті карток для СК;

·                    “зміст” – визначається доцільність розкриття змісту документа. У необхідності зміст документа розкривається.

 

2.3.2 Редагування багатотомного видання

В РЛ “SPEC” перевіряється введення елементів:

            Поле “Основний запис” – редагуються елементи:

Із загальної частини: “Основні відомості”:

·               “перший індивідуальний автор - заголовок опису”;

·               “колективний автор – заголовок опису”;

·               “назва”;

·               “відомості, що належать до заголовку опису”;

·               “відомості про відповідальність”;

·               “видавництво”;

·               “місце видання”;

·               “рік початку видання”;

·               “рік закінчення видання”;

·               “ISBN видання в цілому”;

·               “відомості про видання”;

·               “примітки, що стосуються до видання в цілому”;

·               “найменування серії, позначка про додатковий запис на серію”;

·               “автори, колективи, редактори…”: перевіряється правильність вводу прізвищ, імен, по-батькові, інших індивідуальних авторів, редакторів, складачів та найменувань колективів, які мають бути додатковими точками доступу під час пошуку інформації в БД “ЕК”;

 

Із специфікації окремого тому: “Номер тому, назва, допоміжні відомості”. Перевіряється правільність введення:

·               номера тому (випуску);

·               назви;

·               відомостей про відповідальність, що належать до тому;

·               рок видання тому (випуску);

·               кількісна характеристика тому.

ПРИМІТКА: виявлені помилки в елементах “інші індивідуальні автори”, “редактори, укладачі, композитори”, “інші колективи, що не входять до заголовку” виправляються в БД “Індивідуальний автор” та “Колективний автор”. Прізвища автора та інших осіб, найменування колективів викликаються у виправленому вигляді.

 

            Поле “Розширене” – редагуються елементи:

·                    примітки про мову: перевіряється правильність вводу приміток, що належать до тому, правильність їх формулювання;

·              бібліографічні примітки, примітки про покажчики.

 

          Поле “Коди” – (тип, вид, характер документа), перевіряється правильність ведення

·              країни;

·              мови основного тексту;

·              ISBN;

·              ціна тому.

 

2.5  У процесі редагування бібліографічного запису вносяться доповнення та виправлення до записів БД. У разі необхідності проводяться консультації з ВКФ та ВСК, дається інформація щодо виправлень ними помилок.

2.6  Документи, що пройшли  редагування, передаються у сектор БО :  для тиражування карток, перевірки документів після обробки та розподілу карток за каталогами, підготовки та передачі документів до ВЗФ.

 

3.      Організація роботи

3.1  Редагування проводиться у терміни, що передбачені технологією бібліографічної обробки документів за АС ІРБІС та діючими положеннями.

3.2   Контроль за здійсненням редагування записів БД ЕК в режимі комп¢ютерної обробки документів покладається на головного бібліотекаря ВАК, відповідального за процеси автоматизації у відділі.

 

 

 

 

 

 

 

 [кнм1]

 [кнм2]