Технологічні інструкції

на допомогу комп’ютерній обробці документів

Шановні колеги!

У практиці роботи бібліотек з формування електронних каталогів постійною проблемою є редагування бібліографічних записів (БЗ) в режимі комп’ютерної обробки документів та ведення авторитетних файлів (АФ), зокрема АФ заголовків колективного автора.

Фахівці відділу обробки документів та організації алфавітних каталогів (ВАК) ХДНБ ім. В.Г.Короленка розробили документи, що регламентують процеси комп’ютерної обробки документів за АБІС ІРБІС. Це технологічні інструкції «Про редагування бібліографічного запису бази даних “Електронний каталог” (БД “ЕК”) в режимі комп’ютерної обробки документів за АБІС ІРБІС» та «Про формування бази даних “Авторитетний файл заголовків колективного автора” (АФКА)».

Зазначені документи, за відгуком доцента кафедри книгознавства та фондознавства Харківської державної академії культури, кандитата педагогічних наук В.В.Сєдих, який цілеспрямовано займається питаннями каталогізації, є “серйозним практичним внеском у формування ЕК локального і мережевого рівнів” і можуть рекомендуватися для поширення у бібліотеках України.

Пропонуємо до вашої уваги “Відгук на технологічні інструкції...” В.В.Сєдих та самі інструкції. Сподіваємося, що вони допоможуть у організації роботи з вирішення проблем каталогізації.

ВІДГУК

на технологічні інструкції «Про редагування бібліографічного запису бази даних “Електронний каталог” (БД “ЕК”) в режимі комп’ютерної обробки документів за АБІС ІРБІС» та

«Про формування бази даних “Авторитетний файл заголовків колективного автора” (АФКА)», складені відділом обробки фондів і організації алфавітних каталогів

ХДНБ ім. В.Г.Короленка

Названі інструкції до певної міри визначають майбутнє БД “ЕК” ХДНБ ім. В.Г.Короленка як частини вітчизняного інформаційного простору, бібліографічні записи (БЗ) якого стануть відкритими для усіх користувачів інформації. Їхня поява є результатом зрозумілої активності провідних фахівців відділу, оскільки вони найбільше в них зацікавлені. Але через свою значущість, ексклюзивність вони можуть бути поширені і на інші бібліотеки України, які ведуть машиночитану обробку документів. Вони спроможні покращити стан, якість наукової обробки, а отже й ефективність пошуку документів в ЕК, забезпечити одноманітність і спадковість процесів редагування БЗ та формування АФКА.

Редагування БЗ для ЕК – найважливіший і найнеобхідніший процес, оскільки ЕК – це сукупність БЗ документів. Таким чином, їхнє редагування й забезпечує високу якість та ефективність використання інформаційного продукту, в т.ч іншими бібліотеками. Значущість інструкції підсилюється й тим, що БЗ є результатом роботи 3-х суміжних відділів: ВАК, ВСК, ВКФ, що пов”язані технологією програми ІРБІС. Тому поряд із загальними технологічними питаннями редагування БЗ в інструкції висвітлюються специфічні особливості технології обробки документів у відділі комплектування фондів та відділі систематичних каталогів.

Інструкція з редагування записів БД “ЕК” містить 3 розділи:

1 Мета і завдання редагування;

2 Технологія процесу редагування;

3 Організація роботи.

Найважливішим, звичайно, є другий розділ. Зокрема, тут розкриваються всі алгоритми редагування однотомових та багатотомових видань, БЗ яких відбиваються у ЕК.

Інструкція регламентує процеси виправлення, з’ясування та відновлення відсутніх відомостей про документ, усунення технологічного браку. У процесі редагування здійснюється контроль за суворим дотриманням стандартів, чинних правил бібліографічного опису, заповненням відповідних полів за вимогами АБІС ІРБІС.

Наступна інструкція про формування БД “АФКА” безпосередньо пов’язана із попередньою, тому що колективний автор (КА) є важливою частиною БЗ відомчих документів.

Створення такого авторитетного файла є державним замовленням Бібліотеки, оскільки вона має тривалий досвід поглибленої роботи над проблемою “колективний автор”, яка розпочалася ще у 1976р. з організації картотеки “Покажчик заголовків колективного автора”, який став базовим для формування БД “АФКА”.

Названа інструкція містить рекомендації та регламентує технологічний процес формування АФКА в режимі обробки документів за АБІС ІРБІС. Значущість її полягає у тому, що вона забезпечує високу якість обробки відомчих документів, їхній пошук, а також уніфікацію, одноманітність у роботі із заголовкми колективного автора не тільки в лоні ХДНБ ім. В.Г.Короленка, але й може бути з успіхом використана іншими бібліотеками України, що впроваджують АБІС ІРБІС.

В інструкції правильно зазначено, що АФКА забезпечує: уніфікацію заголовків поряд з варіантними формами назв колективу; повноту відомостей про його інші назви; виявлення розбіжностей у найменуваннях одного і того ж колективу; створення єдиної системи посилань з відповідними поясненнями. Практики знають, як складно дотримуватися єдності та спадкоємності у формі найменувань однієї і тієї ж установи чи організації, якщо ці форми численні : повна або абревіатура, сьогодні одна назва, а раніше були інші. Це іноді перетворюється на ребус. Ось чому внесок харківських фахівців у покращання пошукових можливостей ЕК є неоціненним.

У найважливішому III-му розділі визначені основні параметри формування АФКА. Він здійснюється троьома етапами : при обробці нових надходжень документів; при ретровводі заголовків з покажчика КА; у процесі складання довідкових та посилальних записів. На відміну від карткового покажчика, АФКА не може мати чіткої структури. Зміст авторитетних записів (АЗ) визначається переліком авторитетних даних за АБІС ІРБІС. При цьому, звісно, заповнюються відповідні поля та підполя. Одночасно вирішується питання двомовності у назвах організацій та установ, що друкуються російською мовою. Це означає, що якщо найменування колективу зазначено російською мовою, то його назва, окрім української мови в полі “Основне (уніфіковане) найменування колектива”, також вводиться російською мовою у поле «Посилання типу “Див.”», де необхідно внести відомості до відповідних

( або певних) підполів.

Вважаємо названі інструкції серйозним практичним внеском у формуванні ЕК локального і мережевого рівнів. Рекомендації, що вони містять, слід опублікувати у вигляді статті чи серії статей у всеураїнських фахових періодичних виданнях.

Доцент кафедри книгознавства

та фондознавства ХДАК,

кандидат педагогічних наук

В.В.Сєдих